Инструкция менеджера
Оглавление
О системе
Добавление нового документа
Редактирование существующего документа
Удаление документа
Справочники
База нормативных документов ТУСУР предназначена для размещения и быстрого и удобного поиска документов.
Для добавления документа необходимо на главной странице системы нажать "Добавить документ" (рисунок 1).
Рисунок 1 - Кнопка добавления документа
На открывшейся странице необходимо заполнить форму документа, а именно:
1. Наименование документа
2. Направление деятельности
3. Ответственное структурное подразделение
4. Статус документа
5. Категорию документа
6. Ключевые слова
Далее необходимо выбрать файл документа в формате pdf, doc, docx, xls, xlsx, zip или rar (рисунок 2).
Рисунок 2 - Форма добавления нового документа
Если Для документа предусмотрен приказ о введении в действие, то необходимо нажать соответствующую галочку и ввести номер приказа и его дату, а также подгрузить файл приказа (рисунок 3).
Рисунок 3 - Форма добавления приказа о введение в действие
После заполнения всех обязательных полей и погрузки всех файлов необходимо нажать "Сохранить". После сохранения система откроет главную страницу, на которую будет добавлен новый документ.
Редактирование существующего документа
Для редактирования документа его необходимо открыть и на странице документа нажать "Редактировать документ" (рисунок 4).
Рисунок 4 - Страница документа
При редактировании документа можно менять все поля. Единственное ограничение - удаление приказов. Здесь же можно добавить приказ о внесении изменений. Для этого необходимо отметить соответствующий пункт и ввести реквизиты приказа, а также подгрузить файл приказа (рисунок 5).
Рисунок 5 - Форма добавления приказа о внесении изменений
При повторном изменении документа необходимо в режиме редактирования снова нажать галочку "Есть приказ о внесении изменений" и изменить данные приказа и загрузить новый файл приказа. При смене приказа в карточке документа появится раздел "Архив приказов", в котором можно скачать старый приказ, а также просмотреть его реквизиты и номер приказа, которым он был заменен (рисунок 6).
Рисунок 6 - Архив приказов
Также на странице документа имеется раздел "История изменения документа", в котором отображаются кто, когда внес изменения и какие это были изменения.(рисунок 7).
Рисунок 7 - История изменения документа
В случае, если был заменен файл документа, то на странице документа появится раздел "Архив файлов", аналогичный разделу "Архив документов".
Для удаления документа необходимо нажать соответствующий значок на странице документа (рисунок 8).
Рисунок 8 - Кнопка удаления документа
ВНИМАНИЕ! Системой не предусмотрено восстановление удаленных файлов. В случае удаления документа при необходимости его восстановления придется создавать его заново. Функция архивации документов планируется в следующих выпусках системы.
В системе имеются 2 справочника, заполняемых менеджером: справочник ключевых слов и справочник направлений деятельности. Оба заполняются одинаково. Для добавления или редактирования данных в справочнике необходимо открыть нужный справочник и выполнить нужное действие (добавить, редактировать или удалить) (рисунок 9).
Рисунок 9 - Кнопки работы с записями в справочнике