Для входа в АИС Общежитие необходимо в верхнем правом углу страницы навести курсор на ФИО (Рисунок 2) и, в раскрывшемся меню, выбрать пункт Общежития ТУСУР.

Рисунок 2 Переход в систему Общежития ТУСУР

В результате откроется главная страница системы Общежития ТУСУР (Рисунок 3).

Рисунок 3 Главная страница системы

3. Раздел «Управление»

Раздел «Управление» (Рисунок 4) содержит подразделы:

1. Жилой фонд (предназначен для управления общежитиями и для работы с проживающими (заселение, выселение и т.д.));

2. Учет проживающих (содержит информацию по обучающимся очной формы обучения).

Рисунок 4 Раздел «Управление»

Раздел «Жилой фонд» (Рисунок 5) содержит подразделы:

1. Общежития (предназначен для внесения данных об общежитии и работы с проживающими (заселение, выселение и т.д.))

2. Незавершенные переселения (предназначен для отслеживания проживающих, у которых не завершилось переселение из одного общежития в другое)

Рисунок 5 Раздел «Жилой фонд»

4. Раздел «Общежития»

В разделе «Общежития» доступны два подраздела «Комнаты» и «Проживающие».

В разделе «Комнаты общежития» (Рисунок 6) представлен перечень всех комнат выбранного общежития с характеристиками (Рисунок 7): номер комнаты, тип, этаж, площадь, а также указаны количество проживающих по санитарным нормам, допустимое количество проживающих и фактическое количество проживающих. Имеется возможность фильтрации данных, добавления, редактирования, удаления комнат и выгрузка таблицы в формате *.xlsx.

Рисунок 6 Раздел "Комнаты общежития"

Рисунок 7 Раздел "Комнаты общежития"

Для добавления данных о новой комнате необходимо нажать «Добавить», заполнить форму и нажать «Создать» (Рисунок 8).

Рисунок 8 Форма добавления комнаты в общежитии

Для редактирования данных комнаты нажать кнопку «Перейти», затем в карточке комнаты нажать «Изменить» (Рисунок 9) (форма аналогична форме добавления комнаты), внести изменения и нажать кнопку «Обновить».

Рисунок 9 Информация о комнате

В разделе «Проживающие» представлен список всех проживающих в выбранном общежитии с возможностью фильтрации данных, скачивания в формате .xlsx и просмотра карточек проживающих.

Для просмотра карточки проживающего необходимо нажать на ссылку «Перейти» рядом с ФИО проживающего (Рисунок 10).

Рисунок 10 Раздел "Проживающие"

В карточке проживающего отображается вся информация с разделением на блоки (Рисунок 11, Рисунок 12):

• Данные проживающего (личные данные, контактная информация, информация об обучении и информация о наличии задолженности или переплаты за проживание)

• Паспортные данные (информация о документе, удостоверяющем личность проживающего)

• Регистрационные данные (информация о данных регистрационного учета проживающего)

• История проживаний (заселения, переселения, продления проживаний, даты заселения и выселения по приказам, наличие приказов, номер договора, номер общежития, этажа, комнаты и признак проживания (да/ нет))

• Приказы АИС Контингент (приказы о заселениях и переселениях с информацией о номере общежития, комнаты и дат заселения и выселения)

• Дополнительные соглашения (данные текущего дополнительного соглашения о переселении из одного общежития в другое, блок отображается в случае наличия таких переселений)

• Договор (данные текущего договора найма)

Примечания:

1. В случае неактуальной информации в блоках «Данные проживающего» и «Паспортные данные» следует обратиться в деканат для корректировки данных в АИС Контингент. После внесения изменений в АИС Контингент данные проживающего будут обновлены в системе на следующий день.

2. В блоке «История проживаний» в поле «Наличие приказа» отображается «Да», если даты заселения и выселения данного проживания соответствуют данным приказа из АИС Контингент, а также с приказом совпадает номер общежития и номер комнаты. В случае если данные не совпадают, то в поле «Наличие приказа» будет указано значение «Нет» и данный проживающий будет отображаться в таблице «Несоответствия приказам» (пункт 5.7 данного руководства пользователя).

Рисунок 11 Карточка проживающего

Рисунок 12 Карточка проживающего (Продолжение)

5. Управление проживаниями

5.1. Заселение студента в общежитие

Для заселения студента необходимо в разделе «Общежитие» перейти на страницу «Проживающие» (Управление – Жилой фонд – Общежития, в графе «Действия» пункт «Проживающие») (Рисунок 13).

Рисунок 13 Страница «Общежития»

На странице «Проживающие» отображается список проживающих в выбранном общежитии. Далее необходимо нажать кнопку «Заселить»

(Рисунок 14).

Рисунок 14 Страница «Проживающие в общежитии»

При нажатии на кнопку «Заселить» открывается страница с поисковой строкой для выбора обучающегося, которого требуется заселить в выбранное общежитие.

Поиск можно осуществлять по ФИО или номеру паспорта обучающегося. В результат поиска выводятся ФИО, серия и номер документа, удостоверяющего личность, номер группы и статус обучающегося (Рисунок 15).

Примечание: Заселение доступно только для обучающихся очной формы обучения в статусах «активный» и «академ».

Рисунок 15 Страница выбора студента для заселения

После выбора обучающегося открывается его карточка (Рисунок 16).

В карточке указаны:

• личные данные студента,

• регистрационные данные,

• история проживаний и приказы на заселение,

• также при наличии задолженности по оплате за проживание в верхней части карточки, будет соответствующее предупреждение.

Если выбранный обучающийся проживает или находится на этапе заселения в одном из общежитий ТУСУРа, то в нижней части карточки будет выведено сообщение о невозможности заселения данного обучающегося (Рисунок 16).

Рисунок 16 Карточка студента

Если обучающийся на данный момент не проживает в общежитии, то будет доступен раздел «Данные комнаты» (Рисунок 17).

Для выбора комнаты для заселения необходимо нажать на «Показать комнаты», при этом отобразятся комнаты общежития, доступные для заселения (Рисунок 18), при установке параметра «Отображать недоступные» дополнительно будут отображены комнаты без свободных для заселения мест.

Рисунок 17 Раздел Данные комнаты

Рисунок 18 Выбор комнаты для заселения

После выбора комнаты для заселения в карточке добавляется новый блок «Данные приказа» (Рисунок 19), в котором необходимо указать «Дату заселения по приказу» (дата должна соответствовать дате заселения по приказу в АИС Контингент). После выбора даты отобразится блок «Добавление договора», в нём имеется возможность установить параметр «Льгота» для обучающихся, имеющих льготы по оплате за проживание в общежитии, в этом случае будет сформирован договор с общей стоимостью 0 руб. Далее необходимо нажать кнопку «Сгенерировать договор»

Рисунок 19 Блок «Договор»

После генерации договора появляется возможность скачивания его печатной формы (документ полностью заполнен и не подлежит редактированию) и удаления (Рисунок 20).

Рисунок 20 Блок «Договор»

Для завершения процесса заселения необходимо нажать кнопку «Заселить». После этого произойдет отправка договора в бухгалтерские системы ТУСУРа (АИС Стипендия и 1С:БГУ) и через 10-15 минут, проживающий сможет внести оплату за проживание в общежитии.

5.2. Переселение проживающего из одного общежития в другое

Для переселения, проживающего из одного общежития в другое, сотрудникам общежития, из которого требуется переселить проживающего, необходимо открыть карточку проживающего (Управление - Жилой фонд - Общежитие - Проживающие выбрать студента и нажать «Перейти»), нажать кнопку «Изменить» (Рисунок 21).

Рисунок 21 Карточка проживающего

После этого на открывшейся странице «Редактирование данных проживающего» в блоке «Управление проживанием» выбрать действие «Переселение (изменение общежития)» и нажать «Выселить» (Рисунок 22), при этом произойдет выселение студента без закрытия договора.

Рисунок 22 Раздел «Изменение данных проживающего»

Примечание: Функция переселения (изменения общежития) доступна только для проживающих, имеющих договор. Если договора нет, то при выборе данной функции отобразится предупреждение (Рисунок 23), в данном случае требуется вернуться в карточку проживающего и добавить номер и дату договора.

Рисунок 23 Предупреждение об отсутствии договора

Далее сотрудникам общежития, в которое требуется переселить проживающего, необходимо открыть страницу Проживающие (Управление - Жилой фонд - Общежитие) нажать кнопку «Заселить». В поисковой строке найти студента, затем выбрать комнату для заселения, указать дату переселения по приказу (должна совпадать с датой переселения в приказе в АИС Контингент), нажать кнопку «Сгенерировать доп. соглашение» (появится возможность скачивания печатной формы) и нажать кнопку «Переселить» (Рисунок 24).

Рисунок 24 Заселение в новое общежитие

Примечание: В случае необходимости вернуть проживающего обратно, т.е. в общежитие, из которого был начат процесс переселения (изменение общежития), необходимо открыть страницу «Проживающие» (Управление - Жилой фонд - Общежитие) нажать кнопку «Заселить», найти проживающего, выбрать комнату, при этом:

• если выбрана прежняя комната, то произойдет восстановление прежнего проживания и для завершения процесса достаточно нажать кнопку «Восстановить» (Рисунок 25)

• если выбрана другая комната, то будет начат процесс переселения (изменение комнаты), потребуется указать дату переселения по приказу (должна совпадать с датой переселения в приказе в АИС Контингент) и нажать кнопку «Переселить» (Рисунок 26)

Рисунок 25 Восстановление прежнего проживания

Рисунок 26 Переселение (изменение комнаты)

5.3. Переселение проживающего из одной комнаты в другую

Для переселения, проживающего из одной комнаты общежития в другую, необходимо открыть карточку проживающего (Управление - Жилой фонд - Общежитие - Проживающие выбрать студента и нажать «Перейти»), нажать кнопку «Изменить» (Рисунок 27).

Рисунок 27 Карточка проживающего

После этого на странице «Редактирование данных проживающего» в блоке «Управление проживанием» выбрать действие «Переселение (изменение комнаты)», в списке комнат выбрать комнату для переселения (Рисунок 28).

Рисунок 28 Выбор комнаты для переселения

Примечание: Имеется возможность заселения в комнаты без свободных мест, для выбора заполненной комнаты необходимо включить опцию «Отобразить заполненные» (Рисунок 29) и выбрать необходимую комнату.

Рисунок 29 Отображение заполненных комнат

После выбора комнаты указать дату переселения по приказу (должна совпадать с датой переселения в приказе в АИС Контингент) и нажать кнопку «Переселить» (Рисунок 30).

Рисунок 30 Переселение (изменение комнаты)

5.4. Продление периода проживания

Для продления периода проживания необходимо открыть карточку проживающего (Управление - Жилой фонд - Общежитие - Проживающие выбрать студента и нажать «Перейти»), нажать кнопку «Изменить»

(Рисунок 31).

Рисунок 31 Карточка проживающего

После этого на странице «Редактирование данных проживающего» в блоке «Управление проживанием» выбрать действие «Продление проживания» и нажать кнопку «Продлить» (Рисунок 32), при этом у проживающего появится новый период проживания.

Рисунок 32 Продление проживания

Примечание: Функция продления проживания требуется для актуализации данных о проживающих и сопоставления с приказами о заселении из АИС Контингент.

5.5. Выселение проживающего с расторжением договора

Для выселения проживающего с расторжением договора необходимо открыть карточку проживающего (Управление - Жилой фонд - Общежитие - Проживающие выбрать студента и нажать «Перейти»), нажать кнопку «Изменить» (Рисунок 33).

Рисунок 33 Карточка проживающего

После этого на открывшейся странице «Редактирование данных проживающего» в блоке «Управление проживанием» выбрать действие «Выселение (расторжение договора)», нажать кнопку «Выселить»

(Рисунок 34) и подтвердить действие в диалоговом окне.

Рисунок 34 Выселение проживающего с расторжением договора

5.6. Работа с договорами и дополнительными соглашениями

В карточке проживающего в блоке «Договор» отображаются данные договора найма жилого помещения текущего проживания (Рисунок 35). Договор формируется автоматически при заселении проживающего в общежитие.

Рисунок 35 Карточка проживающего блок "Договор"

Примечание: В системе имеются проживающие, у которых отсутствуют данные договора. Таким проживающим необходимо указать данные текущего договора, для этого необходимо нажать кнопку «Добавить»

(Рисунок 36), заполнить данные, в случае необходимости включить опцию «Льгота» (только для проживающих, имеющих льготы по оплате за проживание, дополнительно указывается дата завершения проживания) и нажать «Добавить» (Рисунок 37).

Рисунок 36 Карточка проживающего блок "Договор"

Рисунок 37 Добавление данных договора

В блоках «Договор» и «Дополнительное соглашение» имеется возможность скачивания договора и дополнительного соглашения на устройство и загрузки сканов данных документов.

Для скачивания договора или дополнительного соглашения необходимо нажать на ссылку в поле «Файл» (Рисунок 38), сохраненный документ будет заполнен текущими данными проживающего.

Рисунок 38 Скачивание доп. соглашений и договоров

Для загрузки скана договора и дополнительного соглашения необходимо открыть карточку проживающего в поле «Скан» нажать «Добавить»

(Рисунок 39).

Примечание: Скан договора можно прикрепить только в том случае, когда у проживающего имеются данные о договоре.

Рисунок 39 Загрузка сканов документов

Далее в появившемся окне нажать кнопку «Загрузить» (Рисунок 40), выбрать файл со сканом (формат файла pdf, размер не более 2 Мб) и нажать «Подтвердить», если файл соответствует требованиям, то в графе скан отобразится прикрепленный файл (Рисунок 41), если не соответствует, то отобразится предупреждение (Рисунок 42)

Рисунок 40 Загрузка скана документа

Рисунок 41 Скан документа

Рисунок 42 Предупреждение о превышение размера скана документа

Для скачивания загруженного скана документа необходимо нажать на его название.

Для удаления загруженного скана документа необходимо нажать иконку x напротив скана и подтвердить действие в диалоговом окне.

5.7. Таблицы «Несоответствия приказам»

В таблицах «Несоответствия приказам» (Управление – Жилой фонд – Общежитие – Проживающие - Несоответствия приказам) (Рисунок 43) отображаются проживающие общежития, у которых данные проживаний в АИС Общежития не совпадают с данными приказов о заселениях или переселениях в АИС Контингент:

• дата заселения по приказу в системе не соответствует дате заселения в приказе;

• номер комнаты в системе не соответствует номеру комнаты в приказе,

• номер общежития в системе не соответствует номеру общежития в приказе,

• отсутствует заселение при наличии приказа о заселении.

Рисунок 43 Несоответствия приказам

В разделе имеется возможность фильтрации данных и скачивания таблицы в формате *.xlsx.

При исправлении несоответствия, данные в таблице обновляются на следующий день или по кнопке «Обновить» напротив ФИО проживающего (Рисунок 44).

Рисунок 44 Таблица "Несоответствие приказам"

6. Раздел «Незавершенные переселения»

В разделе «Незавершенные переселения» (Управление - Жилой фонд – Незавершенные переселения) (Рисунок 45) отображаются сведения о проживающих находящихся на этапе: переселения из одного общежития в другое, переселения из одной комнаты в другую, а также на этапе продления проживания.

В разделе имеется возможность фильтрации данных и скачивания таблицы в формате *.xlsx.

В случае необходимости выселения проживающего с расторжением договора, у сотрудников общежития, из которого был начат процесс переселения, в графе «Действия» отображается кнопка «Выселить».

Рисунок 45 Раздел "Незавершенные переселения"

7. Раздел «Учет проживающих»

В разделе «Учет проживающих» (Управление) (Рисунок 46) содержится общий список обучающихся с возможностью фильтрации данных, скачивания данных в формате .xlsx и просмотра карточек обучающихся.

Рисунок 46 Раздел "Учет проживающих"

В карточках обучающихся аналогично карточке проживающего содержатся следующие блоки:

• Паспортные данные (информация о документе, удостоверяющем личность)

• Регистрационные данные (информация о данных регистрационного учета проживающего)

• История проживаний (заселения, переселения, продления проживаний, даты заселения и выселения по приказам, наличие приказов, номер договора (если имеется), номер общежития, этажа, комнаты и признак проживания (да/ нет))

• Договор (данные текущего договора найма)

Примечание: В карточках обучающихся нет возможности управления проживающими и загрузки сканов документов.

Руководство пользователя для Расселителя

Метаданные статьи