Для входа в АИС Общежитие необходимо в верхнем правом углу страницы навести курсор на ФИО (Рисунок 2) и, в раскрывшемся меню, выбрать пункт Общежития ТУСУР.

Рисунок 2 Переход в систему Общежития ТУСУР

В результате откроется главная страница системы Общежития ТУСУР (Рисунок 3)

Рисунок 3 Главная страница системы

Вернуться к оглавлению

3. Раздел «Управление»

Раздел «Управление» (Рисунок 4) содержит подразделы:

1. Жилой фонд (предназначен для управления общежитиями, работы с проживающими и регистрационного учета);

2. Учет проживающих (содержит информацию по обучающимся очной формы обучения);
3. Учет госпошлин рег. учета (содержит информацию о записях на оплату госпошлин рег. учета проживающих (иностранные граждане)).

Рисунок 4 Раздел «Управление»

Раздел «Жилой фонд» (Рисунок 5) содержит подраздел «Общежития», предназначенный для внесения данных об общежитии, работы с проживающими и регистрационного учета

Рисунок 5 Раздел «Жилой фонд»

Вернуться к оглавлению

4. Раздел «Общежития»

В разделе «Общежития» (Управление –Жилой фонд) доступны подразделы:

1. Изменить (содержит основные сведения об общежитии);

2. Комнаты (предназначен для управления комнатами общежития);

3. Проживающие (предназначен для управления проживающими и ведения регистрационного учета);

Раздел «Редактирование общежития» (Управление – Жилой фонд – Общежития, в графе «Действия» пункт «Изменить») (Рисунок 6) содержит основные сведения об общежитии. Сведения разделены на два блока

(Рисунок 7): Общая информация и Сведения для регистрационного учета.

Рисунок 6 Раздел "Редактирование общежития"

Рисунок 7 Редактирование информации об общежитии

В блоке «Общая информация» заполняются данные (Рисунок 8): номер, адрес, кадастровый номер и размер оплаты за проживание в общежитии.

Рисунок 8 Общая информация об общежитии

В блоке «Сведения для регистрационного учета» заполняются данные, используемые для заполнения форм регистрационного учета проживающих (Рисунок 9): данные заведующего, паспортиста, свидетельства о государственной регистрации общежития и органе регистрационного учета.

Для формирования документов для регистрационного учета необходимо заполнить все обязательные поля данного блока для того, чтобы было доступно формирование документов.

Рисунок 9 Сведения для регистрационного учет

В разделе «Комнаты общежития» (Рисунок 10) представлен перечень всех комнат выбранного общежития с характеристиками (Рисунок 11): номер комнаты, тип, этаж, площадь, а также указаны количество проживающих по санитарным нормам, допустимое количество проживающих и фактическое количество проживающих. Имеется возможность фильтрации данных, добавления, редактирования, удаления комнат и выгрузка таблицы в формате *.xlsx.

Рисунок 10 Раздел "Комнаты общежития"

Для добавления данных о новой комнате необходимо нажать «Добавить», заполнить форму и нажать «Создать» (Рисунок 12)

Рисунок 11 Раздел "Комнаты общежития"

Рисунок 12 Форма добавления комнаты в общежитии

Для редактирования комнаты нажать «Перейти» напротив комнаты, при этом откроется карточка комнаты с общей информацией о комнате, списком проживающих и историей проживаний (Рисунок 13). Далее нажать «Изменить», отредактировать данные комнаты (форма аналогична форме создания комнаты) и нажать «Сохранить».

Для удаления комнаты нажать «Удалить» напротив комнаты и подтвердить действие в диалоговом окне. Для удаления жилой комнаты, необходимо выселить или переселить всех проживающих.

Рисунок 13 Карточка комнаты общежития

В разделе «Проживающие» представлен список всех проживающих в выбранном общежитии с возможностью фильтрации данных, скачивания данных в формате .xlsx и просмотром карточек проживающих.

Для просмотра карточки проживающего необходимо нажать на ссылку «Перейти» рядом с ФИО проживающего (Рисунок 14).

Рисунок 14 Раздел "Проживающие"

В карточке проживающего отображается вся информация с разделением на блоки (Рисунок 15, Рисунок 16):

• Данные проживающего (личные данные, контактная информация, информация об обучении и информация о наличии задолженности или переплаты за проживание)

• Паспортные данные (информация о документе, удостоверяющем личность проживающего)

• Регистрационные данные (информация о данных регистрационного учета проживающего)

• Госпошлины рег. учета (информация о госпошлинах регистрационного учета проживающего)

• История регистрационного учета (информация о предыдущих регистрациях)

• История проживаний (заселения, переселения, продления проживаний, даты заселения и выселения по приказам, наличие приказов, номер договора, номер общежития, этажа, комнаты и признак проживания (да/ нет))

• Приказы АИС Контингент (приказы о заселениях и переселениях с информацией о номере общежития, комнаты и дат заселения и выселения)

• Дополнительные соглашения (данные текущего дополнительного соглашения о переселении из одного общежития в другое, блок отображается в случае наличия таких переселений)

• Договор (данные текущего договора найма)

Примечания:

1. В случае неактуальной информации в блоках «Данные проживающего» и «Паспортные данные» следует обратиться в деканат для корректировки данных в АИС Контингент. После внесения изменений в АИС Контингент данные проживающего будут обновлены в системе на следующий день.

2. В блоке «История проживаний» в поле «Наличие приказа» отображается «Да», если даты заселения и выселения данного проживания соответствуют данным приказа из АИС Контингент, а также с приказом совпадает номер общежития и номер комнаты. В случае если данные не совпадают, то в поле «Наличие приказа» будет указано значение «Нет».

Рисунок 15 Карточка проживающего

Рисунок 16 Карточка проживающего (Продолжение)

Примечание: В блоках «Договор» и «Дополнительное соглашение» имеется возможность скачивания договора и дополнительного соглашения на устройство. Для скачивания договора или дополнительного соглашения необходимо нажать на ссылку в поле «Файл» (Рисунок 17), сохраненный документ будет заполнен текущими данными проживающего.

Рисунок 17 Скачивание доп. соглашений и договоров

Вернуться к оглавлению

5. Раздел «Учет проживающих»

В разделе «Учет проживающих» (Управление) (Рисунок 18) содержится общий список обучающихся, с возможностью просмотра общей информации, истории проживаний, приказов, регистрации (при наличии).

В разделе имеется возможность фильтрации данных и скачивания таблицы в формате *.xlsx.

Рисунок 18 Раздел "Учет проживающих"

В карточках обучающихся аналогично карточке проживающего содержатся следующие блоки:

• Паспортные данные (информация о документе, удостоверяющем личность)

• Регистрационные данные (информация о данных регистрационного учета проживающего)

• Госпошлины рег. учета (информация о госпошлинах регистрационного учета проживающего)

• История регистрационного учета (информация о предыдущих регистрациях)

• История проживаний (заселения, переселения, продления проживаний, даты заселения и выселения по приказам, наличие приказов, номер договора (если имеется), номер общежития, этажа, комнаты и признак проживания (да/ нет))

• Договор (данные текущего договора найма)

Примечание: В карточках обучающихся имеется возможность формирования пакета документов для регистрационного учета, но нет возможность внесения данных регистрационного учета.

Вернуться к оглавлению

6. Раздел «Учет госпошлин регистрационного учета»

В разделе «Учет госпошлин регистрационного учета» (Управление)
(Рисунок 19) содержится список записей на оплату госпошлин за регистрационный учет проживающих иностранных граждан, с возможностью просмотра общей информации, типа регистрации, срока без регистрационного пребывания, стадий отправки на оплату и возможностью удаления неактуальных записей.

В разделе имеется возможность фильтрации данных и скачивания таблицы в формате *.xlsx.

Рисунок 19 Раздел Учет госпошлин рег. учета

В разделе отображаются записи о госпошлинах, созданные паспортистом и заведующим общежитием, в том числе записи, которые были удалены, за исключением записей выселенных студентов.

Строки с удаленными записями выделены цветом и в графе «Действия» у таких записей отсутствуют функциональные кнопки.

Строки с записями, у которых срок без регистрационного пребывания заканчивается менее чем через 10 дней имеют отметку «Срочно» в графе «Срок без регистрационного пребывания» и выделены цветом.

В разделе имеется возможность поиска по ФИО проживающего и фильтрации данных по различным признакам: Гражданство, Общежитие, Статус проживающего, Удаленные записи (при выборе значения «Да» отобразятся удаленные записи), Период формирования записей о госпошлине (Дата формирования (дата начала и окончания)), Тип регистрации, Срочность (признак срочности устанавливается за 10 дней до срока безрегистрационного пребывания), Отправлен в список и Отправлен на оплату (при выборе значения «Да» отобразятся записи, у которых имеются даты отправки в список или на оплату), фильтр по сроку безрегистрационного учета (дата начала и окончания).

7. Регистрационный учет проживающих

Вернуться к оглавлению

7.1. Формирование пакета документов

Для формирования пакета документов для регистрации проживающих, необходимо перейти в раздел Проживающие (Управление – Жилой фонд – Общежития) или Учет проживающих (Управление) выбрать проживающего и перейти в его карточку (Рисунок 20)

Рисунок 20 Проживающие общежития

Затем в блоке «Регистрационные данные» нажать кнопку «Сформировать пакет документов» (Рисунок 21)

Рисунок 21 Блок "Регистрационные данные"

На следующей странице выбрать тип регистрации из выпадающего списка: Регистрация /Продление или Снятие с учета и гражданство: Гражданин РФ, Иностранный гражданин. После заполнения полей отобразится список документов, которые будут сформированы (Рисунок 22):

1. Тип: Регистрация / Продление, Гражданство: Гражданин РФ

• Карточка регистрации

• Свидетельство о регистрации по месту пребывания

• Заявление о регистрации по месту пребывания

• Корешок направления для постановки на воинский учет

• Расписка в получении документов

2. Тип: Регистрация / Продление, Гражданство: Иностранный гражданин

• Карточка регистрации

• Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания

• Ходатайство о постановке / продлении

• Расписка в получении документов

3. Тип: Снятие с учета, Гражданство: Гражданин РФ

• Заявление о снятии с регистрационного учета по месту пребывания

4. Тип: Снятие с учета, Гражданство: Иностранный гражданин

• Уведомление об убытии иностранного гражданина или лица без гражданства из места пребывания

Рисунок 22 Страница выбора типа регистрации

Примечание: Прежде чем начать работу по формированию документов для регистрационного учета, паспортистам необходимо заполнить блок «Сведения для регистрационного учета» (Управление – Жилой фонд – Общежития, в графе «Действия» пункт «Изменить»), если сведения не внесены, то при попытке выбора типа регистрации «Регистрация/ продление» отобразится предупреждение о необходимости заполнения этих сведений (Рисунок 23).

Рисунок 23 Страница выбора типа регистрации

Примечание: Регистрация/ продление возможно только для обучающихся, проживающих в общежитии, снятие с учета возможно для всех обучающихся.

После выбора типа регистрации и гражданства проживающего нажать кнопку «Продолжить». В открывшейся форме (Рисунок 24, Рисунок 25) часть полей предзаполнена (доступна для редактирования) данными из АИС Контингента, часть заполнена и недоступна для редактирования (например, данные зав. общежитием или паспортиста) и часть - пустые поля для заполнения. Имеется возможность возврата к странице выбора типа регистрации «Изменить тип документов».

Необходимо проверить данные обучающегося и внести недостающую информацию.

Рисунок 24 Форма заполнения сведений для рег. учета проживающего

Рисунок 25 Форма заполнения сведений для рег. учета проживающего (Продолжение)

Примечание: Данные заведующего общежитием, паспортиста, свидетельства о государственной регистрации общежития и органе регистрационного учета заполняются в разделе «Редактирование общежития» (Управление – Жилой фонд – Общежития, в графе «Действия» пункт «Изменить») в блоке «Сведения для регистрационного учета».

В форме имеется возможность скрывать и отображать информацию блока «данные регистрационного учета» (Рисунок 25).

После проверки и заполнения необходимых полей нажать кнопку «Подтвердить», если имеются ошибки заполнения или не заполнены обязательные поля, то в верхней части формы отобразится список ошибок (Рисунок 26), если все данные внесены корректно, то отобразится страница для проверки, внесенных сведений (Рисунок 27).

Рисунок 26 Сообщение об ошибках

Далее требуется выполнить проверку, если всё заполнено верно, то нажать кнопку «Сгенерировать пакет документов» (при этом будет скачан архив zip с документами в формате *.xlsx и *.pdf), если имеются некорректные данные, то для возврата к форме нажать «Изменить данные» (Рисунок 27).

Рисунок 27 Страница проверки сведений для регистрации проживающего

Вернуться к оглавлению

7.2. Внесение данных регистрации в карточки проживающих

Для внесения данных о временной регистрации в карточки проживающего (для регистрации и продления), необходимо на странице «Проживающие» (Управление – Жилой фонд – Общежитие), выбрать проживающего, нажать «Перейти» и в карточке обучающегося нажать кнопку «Изменить» (Рисунок 28).

На открывшейся странице в разделе «Данные временной регистрации» (Рисунок 29) имеется возможность добавления новой карточки регистрации и редактирования текущей карточки.

Рисунок 28 Карточка проживающего

Рисунок 29 Блок "Данные временной регистрации"

Для добавления карточки необходимо нажать «Добавить», выбрать тип добавления карточки: «Добавить действующую карточку регистрации» или «Добавить карточку в историю регистрационного учета» (Рисунок 29).

Пункт «Добавление действующей карточки регистрации» предназначен для добавления актуальной на данный момент регистрации, т.е. дата окончания должна быть больше текущей даты или равна ей.

Пункт «Добавление карточки в историю регистрационного учета» предназначен для добавления карточки прошлой регистрации, т.е. даты начала и окончания должны быть меньше текущей даты.

Рисунок 30 Добавление информации о регистрации

После выбора типа карточки внести данные: Дата начала, Дата окончания, Номер свидетельства, Адрес регистрации (Рисунок 31, 32) и нажать кнопку «Сохранить».

Рисунок 31 Добавление действующей карточки регистрации

Рисунок 32 Добавление карточки в историю регистрационного учета

Примечание: При добавлении действующей карточки регистрации, если имеется актуальная карточка регистрации, то она будет перемещена в карточку проживающего в блок «История регистрационного учета» (Рисунок 33, Рисунок 34).

Рисунок 33 Карточка проживающего, блок "История регистрационного учета"

Рисунок 34 Карточка проживающего, блок "История регистрационного учета"

Примечание: Карточки регистрационного учета перемещаются в историю в случаях:

• Если срок регистрации закончился

• Если была добавлена новая карточка

Для редактирования текущей карточки необходимо нажать «Редактировать», внести корректировки и нажать «Сохранить» (Рисунок 35).

Рисунок 35 Редактирование текущей регистрации

Вернуться к оглавлению

7.3. Загрузка сканов документов, подтверждающих наличие регистрации проживающих

Для удаления карточки регистрационного учета необходимо открыть карточку проживающего и в блоке «Истории регистрационного учета» нажать кнопку Удалить напротив нужной карточки и подтвердить действие в диалоговом окне (Рисунок 36).

Рисунок 36 Удаление карточки регистрации

Вернуться к оглавлению

7.4. Закрытие регистрационных карточек, выселенных обучающихся

Для загрузки документа, подтверждающего наличие регистрации проживающего, необходимо открыть карточку проживающего и в блоке «Регистрационные данные» в поле «Скан» нажать «Добавить» (Рисунок 37).

Рисунок 37 Карточка проживающего, блок "Регистрационные данные"

Далее в появившемся окне нажать кнопку «Загрузить» (Рисунок 38), выбрать файл со сканом (формат файла pdf, размер не более 2 Мб) и нажать «Подтвердить», если файл соответствует требованиям, то в графе скан отобразится прикрепленный файл (Рисунок 39), если не соответствует, то отобразится предупреждение (Рисунок 40).

Рисунок 38 Загрузка скана документа

Рисунок 39 Скан документа

Рисунок 40 Предупреждение о превышение размера скана документа

Для скачивания загруженного скана документа необходимо нажать на его название.

Для удаления загруженного скана документа необходимо нажать иконку ´ напротив скана и подтвердить действие в диалоговом окне.

Вернуться к оглавлению

7.5. Закрытие регистрационных карточек, выселенных обучающихся

Для закрытия карточек регистрации обучающихся, выселенных из общежития и имеющих незавершенную регистрацию необходимо на странице «Проживающие» (Управление – Жилой фонд – Общежитие) перейти по кнопке «Рег. учет выселенных» (Рисунок 41).

Рисунок 41 Переход на страницу "Рег. учет выселенных"

Затем выбрать обучающегося, чью карточку регистрации необходимо закрыть, нажать «Снять с регистрации» в появившемся окне указать дату снятия с рег.учета и нажать кнопку «Подтвердить» (Рисунок 42 - Рисунок 43).

Рисунок 42 Страница "Рег. учет выселенных"

Рисунок 43 Закрытие карточки регистрации

Вернуться к оглавлению

8. Формирование списков на оплату госпошлин за регистрационный учет проживающих (иностранных граждан)

Для создания / обновления записи о госпошлине необходимо перейти в карточку проживающего в раздел Проживающие (Управление – Жилой фонд – Общежития) или Учет проживающих (Управление) выбрать проживающего и перейти в его карточку (Рисунок 44).

Рисунок 44 Проживающие общежития

Затем в блоке «Госпошлины рег. учета» нажать кнопку «Добавить данные о госпошлине» (Рисунок 45).

Примечание: Если имеются записи о госпошлине для данного проживающего, то в блоке «Госпошлины рег. учета» будет отображаться информация о последней записи.

Рисунок 45 Блок "Госпошлины рег. учета"

В появившемся окне (Рисунок 46) ознакомиться с информацией о последней записи о госпошлине, если последняя запись актуальна и не требует изменений нажать кнопку «Отмена», если требуется создать/ обновить запись, то необходимо выбрать размер госпошлины (тип регистрации), указать срок без регистрационного пребывания и нажать кнопку «Подтвердить».

Примечание: Запись можно обновить только в том случае, если она не была отправлена в итоговый список, т.е. в поле «Дата отправки в итоговый список» стоит «-». Если запись была отправлена в список, т.е. поле «Дата отправки в итоговый список» заполнено, то при нажатии кнопки «Подтвердить» будет создана новая запись.

Рисунок 46 Окно добавления данных о госпошлине

Примечание: В случае, если запись о госпошлине была создана для проживающего, после этого проживающий был выселен, то его запись будет хранится в системе в течении 90 дней, если в течение этого срока обучающегося заселят, то его запись будет отображаться в соответствующем общежитии в том же статусе (например, отправлена в список дирекции студгородка), в противном случае по истечении 90 дней запись будет удалена.

После того как запись о госпошлине создана/ обновлена:

· Запись проверяется заведующим общежитием и отправляется им в список для оплаты.

· Проверенные записи выгружаются в список для оплаты директором студгородка или зам. директора студгородка и передаются на оплату

Все записи о госпошлинах общежития и этапы передачи данных на оплату можно отслеживать в разделе «Учет госпошлин рег. учета» (Управление) (Рисунок 47). В данном разделе имеется информация о датах отправки записей о госпошлинах в список для оплаты и датах выгрузки записей на оплату, также предусмотрена возможность удаления некорректных записей, дублей и т.д., но только до момента отправки записи в список для оплаты, если запись была отправлена в список для оплаты, удалить её могут заведующий общежитием, директор студгородка или зам. директора студгородка.

Некорректные записи, дубли и т.д. можно удалить из таблицы, нажатием кнопки «Удалить» напротив записи. При этом действии строка с записью будет выделена серым цветом.

Записи со сроком безрегистрационного пребывания менее 10 дней в графе "Срок безрегистрационного пребывания" имеют признак "Срочно" и выделены цветом.

Рисунок 47 Раздел Учет госпошлин рег.учета

Руководство пользователя для Паспортиста

Метаданные статьи