Инструкция по созданию и отправке в обработку служебной записки на изменение в расписании
Общая информация
Регистрация в СЭД ТУСУР
Оформление служебной записки на изменения в расписании
1. Инициация служебной записки
2. Заполнение обязательных элементов документа
3. Отправка служебной записки на согласование
Получение уведомления об этапах обработки служебной записки
Схемы процессов согласования
Служебная записка на изменение расписания создается в электронном виде в системе электронного документооборота ТУСУРа (далее СЭД ТУСУР) через личный кабинет сотрудника. Служебную записку на изменения в расписании в СЭД ТУСУР может сформировать преподаватель или методист кафедры.
Для доступа к СЭД ТУСУРа преподавателю, методисту кафедры необходимо сформировать заявку на регистрацию в личном кабинете на сайте, нажав на пункт «Получить учетную запись электронного документооборота» (рисунок 1) или перейдя по ссылке.
Рисунок 1 - Кабинет сотрудника на сайте ТУСУРа
Заполнить все обязательные поля формы (рисунок 2). После отправки заявки на регистрацию на указанную электронную почту будет отправлено письмо с данными для входа в ЭДО ТУСУРа.
Рисунок 2 - Форма заявки на регистрацию в СЭД ТУСУРа
В ответ на заявку будут предоставлены учетные данные для входа в СЭД.
Оформление служебной записки на изменения в расписании занятий
1. Инициация служебной записки
Чтобы сформировать служебную записку необходимо зайти в систему СЭД ТУСУР через личный кабинет сотрудника, нажав "Перейти в систему электронного документооборота (рисунок 3) или по ссылке.
Рисунок 3 - Кабинет сотрудника на сайте ТУСУРа
На открывшейся странице необходимо ввести учетные данные, для входа в СЭД ТУСУРа (рисунок 4).
Рисунок 4 - Форма авторизации в СЭД ТУСУРа
Преподаватель или методист кафедры создает внутренний документ вида: «Заявка на изменение в расписании». Для этого необходимо перейти в меню функций 
, затем выбрать пункт: «Создать → Документ внутренний» (рисунок 5).
Рисунок 5 - Меню "Главное"
В появившемся окне создания документа, следует выбрать «Учебная деятельность», документ «Заявка на изменение в расписании» и нажать кнопку «Создать» (рисунок 6).
Рисунок 6 - Создание заявки на изменение в расписании
2. Заполнение обязательных элементов документа
После нажатия кнопки «Создать» появится окно заполнения реквизитов документа. На закладке «Реквизиты», заполняется поле: «Название документа» рекомендуемое название: Изменение в расписании название кафедры (рисунок 7).
Рисунок 7 - Реквизиты документа
На закладке «Детали изменений» (рисунок 8), заполняются поля:
- «Преподаватель», выбирается преподаватель, у которого меняется расписание.
- «Обеспечивающая кафедра» – выбирается кафедра, на которой работает преподаватель.
- «Студенты кафедры 1» – выбирается кафедра, за которой закреплена академическая группа.
- «Студенты кафедры 2» – выбирается кафедра, за которой закреплена академическая группа, в случае если изменения касаются академических групп с разных кафедр. В одной СЗ может быть не более 4 кафедр.
- «Тип изменений» – выбирается из списка: замена преподавателя, объединение потоков, перенос занятий на другое время или аудиторию, перенос занятий в ЭИОС, другое. При выборе замена преподавателя, появляется дополнительное поле для выбора замещающего преподавателя (рисунок 9).
- «Отменяемое занятие» – заполняются по шаблону: наименование дисциплины, вид занятия (лекция/практика/лабораторная), номер учебной группы, дата проведения занятия по расписанию, время проведения занятия по расписанию, аудитория (корпус).
- «Планируемое занятие» – заполняются по шаблону: наименование дисциплины, вид занятия (лекция/практика/лабораторная), номер учебной группы, дата проведения перенесенного занятия, время проведения перенесенного занятия, аудитория (корпус). Если выбран тип «перенос занятий в ЭОИС» поле заполняется по шаблону: наименование дисциплины, вид занятия (лекция/практика/лабораторная), номер учебной группы, дата проведения перенесенного занятия, время проведения перенесенного занятия, ссылка на электронный курс по каждому планируемому занятию.
- «Причина изменений» – Больничный (период), командировка (период) и т.д.
Рисунок 8 - Вкладка "Детали изменений"
Рисунок 9 - Вкладка " Детали изменений" - Тип изменений "Замена преподавателя"
При оформлении служебной записки, автор служебной записки может приложить файлы. Прикрепление файла можно осуществить двумя способами.
1. Во вкладке "Файлы" нажать кнопку "Добавить" (рисунок 10)
Рисунок 10 - Кнопка "Добавить" во вкладке "Файлы"
2. Во вкладке "Реквизиты" нажать кнопку "Добавить" (рисунок 11).
Рисунок 11 - Кнопка "Добавить" во вкладке "Реквизиты"
При добавлении файла необходимо нажать кнопку "Загрузить с диска..." (рисунок 12).
Рисунок 12 - Кнопка "Загрузить с диска"
3. Отправка служебной записки на согласование
После заполнения реквизитов и деталей изменений документа и прикрепления всех необходимых файлов (на усмотрение инициатора служебной записки), служебная записка отправляется на согласование. Для этого следует нажать кнопку «Отправить…», далее в открывшемся окне выбрать «Согласование изменений в расписании» и нажать «Перейти к отправке» (рисунок 13), в следующем окне «Стартовать и закрыть» (рисунок 14).
Рисунок 13 - Кнопка "Перейти к отправке"
Рисунок 14 - Кнопка "Стартовать и закрыть"
Получение уведомлений об этапах обработки служебной записки
Инициатору служебной записки будет поступать задача ознакомления с результатами после каждого этапа согласования служебной записки (рисунок 15).
Рисунок 15 - Раздел "Задачи мне"
При нажатии на «Задачи мне» открывается окно с перечислением всех задач в системе СЭД ТУСУР, в том числе задача по ознакомлению с результатами согласования (Рисунок 16).
Рисунок 16 - Результат согласования служебной записки
В случае положительного исхода процессов согласования, регистрации или утверждения приходит задача ознакомления с одним возможным действием: «Ознакомился» (рисунок 17).
Рисунок 17 - Ознакомление с положительным исходом обработки служебной записки
В случае, если на каком-то этапе согласования, документ не согласован, не зарегистрирован или не утвержден следует ознакомиться с текстом комментария лица, отклонившего служебную записку. Если замечание предполагает возможность доработки документа и продолжения его обработки с того места, где он был отклонен, то следует внести коррективы в документ (изменение формулировки, добавление файла и т.д.) и вернуть документ на повторное согласование, нажав кнопку «Повторить согласование» (рисунок 18). Если же замечание критичное, дальнейшее рассмотрение служебной записки в существующем варианте невозможно, следует прервать обработку данной служебной записки нажав кнопку: «Прервать согласование» (рисунок 18).
Рисунок 18 - Ознакомление с отрицательным решением о согласовании служебной записки
Также результаты согласования можно посмотреть в разделе «Мои документы» (рисунок 19).
Рисунок 19 - Раздел "Мои документы"
Для этого необходимо нажать на раздел «Мои документы», в открывшемся окне (Рисунок 20) выбрать необходимый документ , открыть его и перейти на вкладку «Визы» (Рисунок 21).
Рисунок 20 - Раздел "Мои документы"
Рисунок 21 - Вкладка "Визы"
Схема процесса согласования СЗ на изменение расписания
Схема процесса согласования СЗ на замену преподавателя
